Onze inzet voor het respecteren van mensenrechten

Als internationaal actief familiebedrijf staat Miele als weinig andere ondernemingen bekend om hoogwaardige huishoudelijke en professionele apparaten en om betrouwbare en duurzame producten. Respectvolle en verantwoordelijke omgang met medewerkers en leveranciers behoort tot de kernwaarden van het bedrijf. Respect voor mensenrechten is voor Miele een vanzelfsprekend onderdeel van alle bedrijfsactiviteiten en een essentieel kenmerk van de bedrijfscultuur. Daarom zet Miele zich in voor het respecteren van mensenrechten, eerlijke en veilige arbeidsomstandigheden en verantwoord en wettelijk conform handelen binnen de eigen bedrijfsactiviteiten en de toeleveringsketen.

Deze beleidsverklaring maakt deel uit van het Miele Responsible Business Framework (MRBF). Dit framework omvat onze toezeggingen en verwachtingen met betrekking tot verantwoord ondernemen binnen onze eigen bedrijfsactiviteiten en richting zakenpartners wereldwijd. De kern van het MRBF is de Miele Responsible Business Policy, die de bindende interne norm vormt voor verantwoord ondernemen binnen Miele. De hierin beschreven principes, vereisten en governanceprocessen zijn van toepassing op alle ondernemingen van de Miele-groep waarop Miele & Cie. KG of Miele Beteiligungs-GmbH direct of indirect zeggenschap of doorslaggevende invloed uitoefent. Voor leveranciers bevat de Miele Supplier Code of Conduct, als ander onderdeel van het MRBF, de bijbehorende bindende verwachtingen en vereisten.

Normen en vereisten

Het MRBF is gebaseerd op internationale normen, in het bijzonder de International Bill of Human Rights, de ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work en de fundamentele arbeidsnormen van de IAO, de UN Guiding Principles on Business and Human Rights, de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, de beginselen van het UN Global Compact, het VN-Verdrag inzake de Rechten van het Kind en de mensenrechten- en milieugerelateerde vereisten van de LkSG.

Miele verwacht van medewerkers, leidinggevenden en directe en indirecte leveranciers in de gehele waardeketen dat zij mensenrechten respecteren, risico's vermijden en meewerken aan de uitvoering van passende preventieve en corrigerende maatregelen. Dit omvat in het bijzonder:

• het verbod op kinderarbeid, dwangarbeid, slavernij, mensenhandel en andere vormen van onvrijwillige arbeid;

• eerlijke, transparante en wettelijk conforme arbeidsvoorwaarden, werktijden, beloning en sociale voorzieningen;

• veilige en gezonde arbeidsomstandigheden en doeltreffende maatregelen ter voorkoming van arbeidsongevallen en werkgerelateerde ziekten;

• respect voor de vrijheid van vereniging, het recht op werknemersvertegenwoordiging en collectieve dialoog;

• bescherming tegen discriminatie, geweld, intimidatie, pesterijen, vergelding en ongepaste disciplinaire maatregelen;

• het voorkomen van onrechtmatige landverwerving of onrechtmatige ontneming van land, respect voor bestaansmiddelen en een mensenrechtenconforme inzet van beveiligingsdiensten;

• naleving van de milieugerelateerde verplichtingen uit de LkSG, in het bijzonder met betrekking tot schadelijke milieuveranderingen, kwik, persistente organische verontreinigende stoffen en gevaarlijk afval.

De gedetailleerde vereisten zijn beschreven in de Miele Responsible Business Policy, in interne regels en processen en in de Supplier Code of Conduct.

Risicobeheer en prioritaire risico's

Miele verankert de mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsverplichtingen in een groepsbreed, risicogebaseerd ESG-risicobeheersysteem. Het doel is potentiële en daadwerkelijke risico's binnen de eigen bedrijfsactiviteiten en de toeleveringsketen systematisch te identificeren, te beoordelen en te prioriteren en op basis daarvan passende maatregelen te nemen.

De risicoanalyse wordt regelmatig uitgevoerd, ten minste eenmaal per jaar, en daarnaast ad hoc, met name bij belangrijke wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten, nieuwe projecten of onderbouwde kennis van mogelijke schendingen van mensenrechten- of milieugerelateerde verplichtingen. Wanneer daarvoor aanwijzingen bestaan, worden ook indirecte leveranciers in de risicoanalyse betrokken. De beoordeling wordt uitgevoerd op basis van gestandaardiseerde criteria, met name risico's op het gebied van landen, sectoren, producten en diensten, waarbij rechtstreeks rekening wordt gehouden met de bedrijfsspecifieke inkoopstructuren en productieomstandigheden van de Miele-groep, evenals met interne en externe bevindingen, rapporten, zelfevaluaties, auditresultaten en andere geschikte informatie.

De risicoanalyse over het boekjaar 2024 heeft, rekening houdend met de reeds bij Miele ingevoerde regels, procedures en controlemechanismen, geen prioritaire mensenrechten- of milieugerelateerde risico's vastgesteld binnen de eigen bedrijfsactiviteiten van Miele.

Voor directe leveranciers zijn wel mensenrechten- en milieugerelateerde risico's geïdentificeerd, beoordeeld en geprioriteerd. De belangrijkste risico's in de toeleveringsketen betroffen het risico op het niet naleven van de eisen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk en schadelijke bodem-, water- en luchtverontreiniging. De resultaten van de risicoanalyse vormen de basis voor de risicogebaseerde voortzetting en verdere ontwikkeling van bestaande preventieve en controlemaatregelen.

Preventieve en corrigerende maatregelen

Miele leidt preventieve maatregelen af uit de resultaten van de risicoanalyse. Binnen de eigen bedrijfsactiviteiten omvatten deze onder meer gerichte trainingen en bewustwordingsmaatregelen, de integratie van vereisten in relevante processen en bestaande managementsystemen en certificeringen, zoals ISO 45001 voor gezondheid en veiligheid op het werk en ISO 14001 voor milieumanagement.

Binnen de toeleveringsketen vormt de Supplier Code of Conduct een belangrijke preventieve maatregel. Deze beschrijft de verwachtingen die aan leveranciers worden gesteld op het gebied van mensen- en arbeidsrechten, milieu, integriteit, verantwoorde toeleveringsketens en zorgvuldigheidsverplichtingen en wordt op risicogebaseerde wijze geïntegreerd in de samenwerking met relevante leveranciers. Afhankelijk van de risicosituatie kunnen dialoogvormen, zelfevaluaties, bewijsstukken, audits of andere controle- en ondersteuningsmaatregelen worden ingezet.

Wanneer verhoogde risico's, concrete aanwijzingen of daadwerkelijke schendingen worden vastgesteld, beoordeelt Miele de situatie, analyseert het de onderliggende oorzaken en bepaalt het passende corrigerende maatregelen. Binnen de eigen bedrijfsactiviteiten zijn deze maatregelen erop gericht schendingen te voorkomen of te beëindigen. In de toeleveringsketen streeft Miele er in het algemeen naar risico's of schendingen samen met de betrokken leverancier te beëindigen of tot een minimum te beperken, met name via corrigerende actieplannen, bewijsstukken en vervolgbeoordelingen. Opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie wordt alleen als laatste redmiddel overwogen wanneer risico's of schendingen niet afdoende worden aangepakt.

Wanneer kinderarbeid wordt vastgesteld, vereist de bijzondere noodzaak om kinderen te beschermen een specifiek herstelplan dat gericht is op het belang van het kind. Dit kan onder meer bestaan uit het veilig weghalen van het kind uit het werk, toegang tot onderwijs en passende maatregelen om onbedoelde negatieve gevolgen voor het kind en diens gezin te voorkomen.

Klachtenprocedure

Miele beschikt over een klachtenprocedure waarmee interne en externe personen wereldwijd melding kunnen maken van mensenrechten- of milieugerelateerde risico's en schendingen, evenals van compliancegerelateerde zorgen. Meldingen kunnen worden gedaan via een klokkenluiderssysteem dat wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij en kunnen, waar wettelijk toegestaan, ook anoniem worden ingediend.

De klachtenprocedure wordt beheerd door een onafhankelijke ombudspersoon, die als volgt bereikbaar is:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4 D

33602 Bielefeld

Tel.: +49 521 557 333 0

Mobiel: +49 151 58230321

E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de

Meldingsplatform: www.report-tvh.com

Website: www.thielvonherff.de

De ombudspersoon treedt op als onafhankelijk advocaat. Hij of zij is onpartijdig en is niet onderworpen aan instructies van de onderneming met betrekking tot de inhoudelijke behandeling van meldingen. De ombudspersoon is gebonden aan het beroepsgeheim. Op verzoek beschermt hij of zij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder.

Miele beschermt melders tegen benadeling of represailles. Binnengekomen meldingen worden beoordeeld en, afhankelijk van de inhoud, behandeld volgens de vastgestelde onderzoeks- en opvolgingsprocedures. Bij meldingen die betrekking hebben op de Miele Responsible Business Policy worden de verantwoordelijke Human Rights Officers betrokken. De procedure wordt op transparante wijze geregeld door openbaar beschikbare procedureregels, waarin het exacte proces, de termijnen en de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

Governance, doeltreffendheid en rapportage

De Raad van Bestuur stelt deze beleidsverklaring vast en ontvangt ten minste eenmaal per jaar een rapport over de uitvoering van de mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsverplichtingen, de resultaten van de risicoanalyse, belangrijke incidenten en de doeltreffendheid van de genomen maatregelen.

De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en uitvoering van de Miele Responsible Business Policy ligt bij de Human Rights Officers binnen Corporate Sustainability voor de eigen bedrijfsactiviteiten van Miele en bij Procurement Excellence voor de toeleveringsketen. De Miele Responsible Business Steering Committee ondersteunt de verdere ontwikkeling van het Framework en keurt belangrijke wijzigingen goed. De operationele functies en lokaal verantwoordelijke personen implementeren de vereisten binnen hun respectieve processen en verantwoordelijkheidsgebieden.

Risicoanalyses, preventieve en corrigerende maatregelen en de klachtenprocedure worden regelmatig, ten minste eenmaal per jaar, en daarnaast ad hoc geëvalueerd op hun doeltreffendheid. Relevante activiteiten en besluiten worden op een traceerbare wijze gedocumenteerd en gerapporteerd overeenkomstig de wettelijke vereisten. Deze beleidsverklaring wordt jaarlijks en daarnaast ad hoc herzien en indien nodig bijgewerkt.

Miele Raad van Bestuur